Les outils de l'organisation

La collectivité a pour objectif de servir une population et un territoire avec des moyens propres. L'organisation mise en place vise à servir la stratégie d'action de l'équipe politique et à offrir aux usagers une qualité des services publics.
Les collectivités se distinguent dans leur structuration par la coexistence de deux entités : l'une politique et l'autre administrative dont les fonctions et les rôles se distinguent. La direction et l'encadrement de la collectivité se situent à l'interface de ces deux entités à des niveaux de responsabilités interdépendantes et complémentaires.

La démarche préconisée

À un moment donné de son évolution, soit à l’occasion du renouvellement de l’équipe municipale ou de tout autre évènement entraînant une remise à plat de l’organisation, la collectivité sera amenée à engager une démarche en 4 phases-clefs :

• Définir les orientations stratégiques et planifier les actions (traduction opérationnelle des orientations).
• Organiser la coordination des moyens et des activités : la chaine de commandement et le rôle de la direction générale et de l'encadrement sont précisés.
• Optimiser les circuits d'informations afin que les élus puissent réajuster leur programme d'actions.
• Formaliser les principes de fonctionnement, les positions hiérarchiques, le rang et la constitution officielle des services dans un organigramme et des fiches de poste pour chacun des agents.

L’organigramme

Représenté sous la forme graphique, il représente de façon schématique l’ensemble de la structure d’une organisation. En simplifiant,  il formalise les positions hiérarchiques (rapport de commandement / subordination) et la constitution officielle des services
Il constitue un outil de management et de communication par la traduction des efforts de structuration des missions organisées de manière cohérente au sein d’une organisation. Il formalise une concertation, en cela il est porteur de sens. C’est aussi est un outil de coordination et de communication.

La fiche de poste

Outil de base dans la gestion du personnel, la fiche de poste décrit les activités principales de l'agent, précise le service auquel l’agent est rattaché, sa position hiérarchique, son niveau de collaboration avec d’autres interlocuteurs, les moyens mis à disposition pour ce poste.
Complément indispensable et plus détaillée de l'organigramme, la fiche de poste évolue donc en même temps que l'organisation des services. L'entretien professionnel annuel est l'occasion de l'actualiser.

Le règlement intérieur

Que ce soit l’organisation du temps de travail, les congés, les autorisations d’absence, le droit et l’accès à la formation,…, chaque structure met en place des modalités d’application complémentaires au cadre juridique statutaire en vigueur. Le règlement intérieur est une formalisation de l’ensemble des principales règles et dispositions opposables au personnel. Il garantit une connaissance partagée des règles de fonctionnement. Il constituera ainsi un outil facilitateur pour les encadrants dans le pilotage quotidien des services.

Ce document :

• Fixe les règles de fonctionnement interne à la collectivité.
• Rappelle les garanties qui sont attachées à l’application de ces règles.
• Précise les principes généraux d’utilisation de l’espace et du matériel
• Précise certaines règles relatives à l’hygiène et à la sécurité.

Elaboré dans le cadre du dialogue social et d’une concertation avec le personnel,
il participe à la base fondamentale du mieux vivre ensemble.