Les fonctions d'encadrement

Les différentes fonctions du métier de manager

Le schéma ci-dessous présente les 8 rôles-clefs de l’encadrant. Il permet d’appréhender les différentes facettes du rôle du manager et d’estimer les compétences nécessaires à mettre en œuvre.

Des synonymes ou des déclinaisons…

1- Anticiper les risques, les tendances, les opportunités, etc.
2- Décider ou faire des choix stratégiques ou tactiques.
3- Organiser les ressources (ex : temps), les projets, les priorités, les normes (ex : procédures).
4- Animer vise les ressources humaines : recruter, former, coacher, évaluer, recadrer, (faire) collaborer, etc.
5- Communiquer : écouter, rédiger, parler, présenter, exploiter le feedback, etc.
6- Résoudre des problèmes, des tensions, des conflits, des écarts, etc.
7- Mobiliser ou créer une dynamique grâce à certains leviers : le changement, l'innovation, la qualité, etc.
8- Piloter - la fonction qui fédère toutes les autres - ou contrôler. Entendez 3 significations :
- superviser (vérifier que "les boulons sont bien serrés"),
- maîtriser (cf. le pilote qui a le contrôle de son véhicule),
- diriger (ouvrir le chemin).

La coordination d'équipe

La coordination désigne l’ensemble des règles, conventions, routines mises en place par l’organisation pour permettre le bon fonctionnement des services.

Vous trouverez ci-dessous une sélection de fiches pratiques et de guides se rapportant au thème de la coordination.

Animer son équipe, organiser le travail et gérer les compétences

• Auto-analyse de votre style d'animation d'équipe : grille d'analyse / réponse
• Bien négocier pour éviter une issue " gagnant-perdant " : Quelles attitudes avoir pour éviter tous blocages et aboutir à une conciliation avec les collaborateurs
• Les 6 compétences essentielles du cadre : Diriger des hommes, les encadrer, organiser le travail pour assurer un service de qualité exige d'avoir 6 compétences essentielles.
   

Conduire une réunion

Conduire une réunion consiste à entreprendre un ensemble d'actions afin de bien l'organiser et de la mener dans de bonnes conditions. L'objectif est qu'elle soit suivie d'effets : décisions ou actions.
> Réunions : Dangers ou comment ne pas réussir ses réunions

La délégation

Déléguer est un acte de management. Il ne faut pas le confondre avec les notions de "délégation de pouvoir", "délégation de fonction" ou encore de "délégation de signatures".

Le temps est une denrée rare pour le responsable. Il doit donc être utilisé au mieux, pour les missions dont lui seul peut s'acquitter. Mais déléguer est un exercice délicat qui demande préparation et méthodologie.

QUELS SONT LES PRINCIPES-CLÉS ?

6 PRINCIPES POUR LA DÉLÉGATION
1-Principe d'engagement	La délégation efficace suppose un engagement sincère de la part du délégataire. C'est l'occasion de donner le meilleur de lui même, avec une haute exigence de qualité dans les résultats.
2-Principe de communication	L'engagement du délégataire est d'autant plus réel qu'il existe entre son chef et lui une communication permanente dans les actes de la vie quotidienne : une "connivence" issue de relations informelles, un accord, exprimé ou non, sur un système de valeurs qui contribue à entretenir la confiance mutuelle.
3-Principe d'autorité	Tenu pour responsable, le délégataire a besoin de disposer de toutes les ressources nécessaires, lui conférant l'autorité dans son action.
4-Principe de définition	La délégation, pour être efficace, doit s'exercer dans le cadre d'une définition précise des domaines de responsabilité du délégataire.
5-Principe d'identité	Le délégataire doit savoir précisément à qui il doit rendre compte. Une délégation issue de plusieurs personnes engendre souvent des conflits d'autorité et de responsabilité.
6-Principe de contrôle	L'efficacité de la délégation dépend de la capacité du chef à exercer un contrôle véritable et accepté par le délégataire

COMMENT REUSSIR SON PROCESSUS DE DÉLÉGATION ?

Savoir libérer du temps

Le processus de délégation doit toujours commencer par une analyse de sa propre mission selon la fameuse loi de Pareto (sociologue et économiste italien, 1848-1923) : environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Dans l'activité de management, l'on peut déduire que seuls 20 % des tâches effectuées par le manager se trouvent réellement au cœur de sa mission. Les 80 % restants sont des tâches qui peuvent être déléguées.

> Faites le test : Identifier les pièges du temps
> Les lois du temps

Il s'agit de repérer les actions qui demandent beaucoup de temps au responsable, l'empêchant de se concentrer sur les questions stratégiques de son poste.

Mais attention, déléguer, ce n'est pas seulement " gagner du temps " mais c'est aussi l'occasion de permettre à un collaborateur de monter en puissance professionnellement ou de se remotiver.

Connaître son type de management

Le style de management du responsable influe considérablement sur l'efficacité du service. Mieux se connaître permettra d'adapter son style de management pour optimiser l'action de ses collaborateurs.

> Adapter son type de management à chacun des agents
> Le management "situationnel" : le management du "bon sens"

Connaître ses collaborateurs

Manager, et plus tard déléguer, sous-entend de connaître ses collaborateurs, leurs compétences, les éléments composant leurs motivations, leur degré d'autonomie.

> Comment évaluer l'autonomie de vos agents ?
Tableau permettant d'évaluer le niveau d'autonomie d'un agent à partir du niveau de compétence et de motivation.