L'organisation du travail à distance

La période du confinement a été pour beaucoup le déclencheur d’un passage au travail à distance, avec souvent une adaptation dans l’urgence. Les collectivités sont nombreuses à avoir réussi à innover et à poursuivre leurs activités pendant cette période, en télétravail. Pour la plupart, il s’agira pendant la reprise progressive des activités, de pérenniser certaines pratiques durablement.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils à mettre en place pour une bonne organisation du travail à distance et une liste, non exhaustive, d’outils collaboratifs.
En complément, un focus sur la sécurité informatique, indispensable à cette mise en place, et un rappel sur les règles de protection des données mises à mal par l’épidémie mais toujours d’actualité !

S'organiser à distance

Organiser des points réguliers et formaliser les actions à mener	- Il est important de fixer des réunions de travail régulièrement, planifiées à l’avance, pour que chacun ait le même niveau d’information et se sente impliqué dans son travail au quotidien. - Encouragez la visio-conférence plus que l’audio, en effet, la communication non-verbale est essentielle.
Animer des réunions	- Avant la réunion, assurez-vous d’avoir un ordre du jour précis. - Demandez aux participants d’être ponctuels et si possible, testez les aspects techniques (micro, caméra, connexion) en amont. - Pendant celle-ci, édictez les règles dès le début (micro coupé sauf quand on prend la parole, questions/réponses à la fin…). - Ne pas tomber dans la visioconférence à outrance.
Revoir vos priorités et les partager	- Avec la crise sanitaire, de nombreuses activités sont réévaluées : nouvelles priorités, projets remis à plus tard, missions réaffectées temporairement… - Disposer d’un cadre commun des priorités et de leurs évolutions sera indispensable dans l’organisation du travail post-confinement. En effet, un grand nombre d’objectifs seront remis en perspective et vous aurez besoin d’un cadre partagé pour les atteindre.
Formaliser les actions à mener	-  A distance il est essentiel de formaliser les actions à mener : en l’absence de face-à-face, des consignes habituellement données oralement devront être écrites et transmises formellement (point d’équipe, point individuel) - La liste des tâches à mener par chacun peut être formalisée en « to do list » et partagée lors de temps en équipe ou avec le manager. Des outils collaboratifs facilitent cette nouvelle formalisation (voir ci-après) - Ne pas craindre l’effet de « sur-contrôle » : il est important pour maintenir une bonne cohésion et implication, que chacun sache clairement ce qui est attendu et puisse le partager.
Assurer la continuité de service	- Que ce soit pour la gestion des plannings de vos agents (présences / permanences / congés) ou celle des appels (logistique de service), mettez en place des procédures partagées par tous afin d’assurer le meilleur fonctionnement collectif à distance possible et la continuité de service attendue par vos interlocuteurs
Gérer la temporalité	- Etablissez des règles et des routines quant aux horaires et modes de communication au sein de vos équipes. - Encouragez les équipes à conserver une régularité dans leur organisation (horaires fixes, rythme de travail correspondant aux horaires habituels), afin d’éviter de possibles « décrochages » ou des formes d’épuisement.

Pour aller plus loin

> Consulter le guide réalisé par la DGAFP

> Lire un article sur le site de l'INRS

Utiliser les outils collaboratifs

Lorsque l’on travaille à distance, on ne retrouve pas forcément le même niveau d’interaction qu’en présentiel. On doit souvent se passer du langage corporel et de la communication non-verbale.
Heureusement, aujourd’hui une grande diversité d’outils simples d’accès et pour la plupart gratuits est disponible.
Sans se vouloir exhaustive, la liste ci-dessous vous permettra de vous faciliter le travail à distance :

• Pour mieux communiquer à l’oral, des outils de visio et de conférence téléphonique : OVH Conference, Jitsi, Zoom, Webex, Google Hangouts, Skype
• Pour mieux communiquer à l’écrit et partager des documents : Slack, Teams
• Pour animer vos réunions, produire à plusieurs, des outils de co-construction : Klaxoon, Padlet
• Pour gérer vos projets, des outils d’organisation des tâches : Trello, Planner

Ces outils numériques seront la colonne vertébrale sur laquelle vont reposer nombre de vos activités lors du déconfinement partiel : circulation de l’information, remontée et diffusion des données, coordination entre les équipes.
Il est important de penser la transformation digitale dès maintenant afin de péréniser certaines pratiques innovantes et se préparer à des modes de travail différents à l’avenir.

Pour aller plus loin

Contactez-nous pour une initiation aux outils nécessaires à l'organisation du travail à distance. Nous pouvons vous proposer une prise en main de ces outils de travail collaboratifs à distance, en e-learning ou via des webinaires dédiés (conseil-developpement@cdg35.fr / 02 99 29 76 93).

> Consulter le diaporama du webinaire de l’atelier  " Pratiquez l'intelligence 4.0 ! "

veiller à la Sécurité informatique

La crise du COVID-19 a été le nouveau terrain de jeu des pirates informatiques : ces derniers regorgent d’imagination afin d’essayer de détourner argent et/ou données via des techniques d’hameçonnage, de rançongiciel ou l’envoi de courriels frauduleux.
Leurs tentatives sont facilitées par le fait que depuis le 16 mars la majorité des contacts s’effectuent par voie électronique.

Plusieurs collectivités ou entreprise ont ainsi fait l’objet de cyberattaques ces dernières semaines :

• Article de Ouest-France sur la cyberattaque de la ville et la métropole de Marseille
• Article du Parisien sur le piratage du site de l'agence nationale de formation
• Article sur le site d'Atlantico sur la vulnérabilité des collectivités territoriales face aux cyberattaques

Quelques conseils pour limiter les risques

Le réseau du domicile étant en général moins protégé et plus vulnérable que le réseau professionnel, pour réduire les risques il est recommandé de respecter un certain nombre de bonnes pratiques :

• Sauvegardez régulièrement l’ensemble de vos données en local ET en externe.
• Installez des logiciels de sécurité (antivirus, anti-spams…).
• Installez des logiciels permettant l’échange d’informations de manière sécurisée (messagerie, VPN, …).
• N’utilisez pas d’outils de stockage ou de transferts de fichiers dans le cloud
• Ne connectez pas de clés USB ou autres périphériques non sûrs
• Sensibilisez et formez vos agents aux risques informatiques
• Veillez à mettre à jour vos logiciels mais aussi vos systèmes d'exploitation afin de corriger les vulnérabilités des programmes.
   

Pour aller plus loin

> Site gouvernemental dédié à la cybermalveillance

> Site de la CNIL sur les bonnes pratiques pour les salariés en télétravail

Ne mettez pas de côté la protection des données !

La sécurité des données constitue une des exigences essentielles du RGPD. Vous devez garantir par des mesures techniques et organisationnelles un niveau de sécurité adapté aux données à protéger. Vous devez, même en travail à distance, également garantir leur disponibilité, leur confidentialité, leur intégrité et leur traçabilité.

Pour rappel, tout nouveau traitement de données à caractère personnel qui serait intervenu, dans l'urgence, pendant la période, doit être soumis au DPD pour avis. Il en est de même pour d'éventuelles modifications aux traitements déjà connus et enregistrés.

Vous pouvez mettre en œuvre des mesures adaptées à la situation (ex : limitation des déplacements et réunions, respect des mesures d’hygiène, etc.). Mais cela ne vous autorise pas pour autant à prendre des mesures susceptibles de porter atteinte au respect de la vie privée des personnes concernées, notamment par la collecte de données de santé qui iraient au-delà de la gestion des suspicions d’exposition au virus.

Pour aller plus loin

> Site de la CNIL sur la collecte de données