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CDG 35Portail de la fonction publique territoriale en ille & vilaine
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L'adaptation des modes de management et la communication

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Les étapes à prévoir pour adapter l’activité et ajuster les fonctionnements, communiquer et maintenir la confiance : conseils pratiques et appui aux managers.

La situation inédite que nous vivons, ce qu’elle suscite en chacun de nous est difficile à prévoir et évolue selon les étapes que nous traversons. Manager en situation de confinement a rendu plus crucial encore le besoin de préserver la confiance au sein des équipes, dans chacun de ses collaborateurs. Clarté et transparence des messages, souci de l’autre restent les fondamentaux de cette relation de confiance.
Alors que nous préparons la sortie du confinement, voici une proposition d’outils et de conseils pouvant soutenir la construction de votre stratégie de retour à l’activité.

Le " Kit de reprise " du manager

Pendant le confinement : faciliter la réalisation du travail en maintenant la confiance

À distance, lorsque les circonstances impliquent de réduire son activité, l’urgence consiste à identifier les activités prioritaires nécessaires à la continuité du service. Il importe de maintenir un double niveau de communication. Une communication à l’ensemble des collaborateurs de manière à ce que chacun se sente considéré et une communication individuelle selon le contexte et le besoin de chaque collaborateur. Adopter une posture rassurante pour vos collaborateurs, alliant transparence et bienveillance.

À RETENIR

- Installer un collectif de gestion de crise
avec les managers

- S’appuyer sur la perception des capacités de chacun (compétences/disponibilités)

- Respecter l’amplitude de travail habituelle et intégrer une flexibilité concertée

- Stimuler le sentiment de reconnaissance par des retours sur le travail accompli

- Conserver un lien régulier avec chacun et être sensible aux RPS

- S’enrichir des expériences de travail innovantes

À la levée du confinement : organiser les ressources pour permettre à chacun de fonctionner en sécurité

Lors de la reprise de l’activité, il sera important d’organiser une réunion collective auprès de l’ensemble du personnel, elle permettra à tous de revenir sur ce qui s’est passé et donnera l’occasion d'indiquer les grandes lignes directrices de ce qui est à venir. Une vigilance particulière sera à apporter aux messages délivrés aux agents en montrant que la direction est consciente des difficultés que cette situation a pu engendrer et qu’elle est disponible pour les soutenir. Les encadrants de terrain auront un rôle important de sensibilisation de la hiérarchie du  fonctionnement de l’activité sur le terrain et des problématiques rencontrées lors de la reprise.

Le retour à un fonctionnement " normal " de l’activité se fera de manière progressive. Une attention particulière devra être portée sur la charge de travail de chacun en laissant du temps aux agents de retrouver leurs repères avant de retrouver une situation normale.

À RETENIR

- S’appuyer sur le travail effectué pour reconnaître les efforts des collaborateurs

- Pas d’objectifs sans moyens : prendre en compte les besoins et apporter des solutions à court ou moyen termes

- Animer une réunion d’équipe pour parler de la crise sanitaire de façon générale

- Préserver du temps pour accompagner chaque agent individuellement, en gardant à l’esprit que chacun fait du mieux qu’il peut en fonction de son contexte,

- Organiser le travail de l’équipe en priorisant selon le degré d’urgence et d’importance des activités

Sans tarder, réaliser un retour d’expérience et apprendre de cette situation inédite pour faire évoluer les fonctionnements.

À bien des égards, cette crise a agi comme un accélérateur de transformations. Méthodes et outils, modes de déplacements, simplifications de procédures… Il est particulièrement utile de dresser un bilan rapidement pour conserver la richesse d’informations sur le vécu de cette période, les solutions trouvées, les précautions à prendre aussi, si certains procédés devaient se poursuivre dans la durée. Il importe, une fois ce bilan réalisé, de donner des perspectives concrètes et des signaux rapides des ajustements ainsi décidés de manière à maintenir la motivation des collaborateurs.

À RETENIR

- Mener un retour d’expérience sur l’ensemble de la structure dans lequel chaque contribution compte,

- Prioriser les projets de changement et les engager.

- Face aux critiques, reconnaître le vécu de chacun au travers de certains aspects qui n’ont pu être anticipés, s’appuyer sur ces « erreurs » et en faire une occasion d’apprentissage.

En synthèse

Adapter l'activité Maintenir la confiance Observer, évaluer, ajuster
Pendant le confinement
- Identifier les priorités,
- Clarifier les disponibilités et les ressources de chacun
- Intégrer de la flexibilité
- Installer un collectif de gestion de crise avec les managers
- Communiquer collectivement
- Maintenir un lien individuel régulier
Reconnaître les réalisations
- Inviter chacun à faire le bilan de son activité
- Repérer les signaux de RPS et apporter les ressources nécessaires
À la levée du confinement
- Organiser les conditions du retour à l’activité : réunion d’équipe, rendez-vous individuels
- Organiser le travail de l’équipe
- Communiquer sur les mesures de précautions sanitaires
- Communiquer à l’ensemble du personnel les grands principes
- Remercier et valoriser les efforts des équipes
- Apporter soutien et ressources aux managers : sensibilisation RPS, espaces d’échange avec la ligne managériale et entre pairs, écoute et coaching
- Partager le vécu collectif et individuel, des difficultés rencontrées, des ressources mobilisées, des éléments facilitants
- Détecter les besoins d’accompagnement
Après... sans tarder
- Mener un retour d’expérience
- Prioriser les projets de changement et les engager
- Accueillir les éventuelles critiques et ainsi reconnaître la réalité vécue par certains agents
- Valoriser les initiatives et les faire perdurer
- Utiliser les retours et ajuster les fonctionnements dans la durée

POUR ALLER PLUS LOIN

GUIDES

> Comment gérer " l’après " : guide pour faciliter la reprise réalisé par le réseau des psychologues du travail des Centres de Gestion de l’Inter-région Est

> Le guide du management à distance en situation exceptionnelle publié par la Région Grand Est

Formations et webinaires DU CNFPT

> Manager en temps de crise

> La posture du manager à distance

> Savoir manager la qualité de vie au travail, une obligation et un atout pour l'intelligence managériale

> Développer une posture et des pratiques de manager bienveillant

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