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Distribution de masques et respect du RGPD - Mise à jour 04/05/2020
Le service protection des données du CDG 35, vous propose dans le respect du RGPD, quelques pistes de réflexion afin de mener à bien la distribution des masques à la population.
En cette période de crise sanitaire, le service des délégués à la protection des données du CDG 35 reste à votre disposition afin d'apporter aide et réponses à vos questions.
Vous êtes actuellement pour la plupart confronté-e-s aux questionnements logistiques et organisationnels de la distribution des masques à la population.
Plusieurs communes nous ont dernièrement interrogés sur la possible réutilisation de certains fichiers contenant des données personnelles, afin de mener à bien cette distribution (liste électorale, taxe d'habitation, registre des ordures ménagères...).
Le 30 avril dernier, la CNIL réunie en séance plénière a admis la possibilité pour les communes et leurs groupements de recourir aux données de la taxe d'habitation pour la communication institutionnelle sur le sujet de la distribution des masques, ainsi que pour l'envoi de ces derniers aux différents foyers. CNIL.
Vous trouverez toutes les précisions ici : https://www.cnil.fr/fr/la-cnil-considere-possible-utilisation-fichier-taxe-dhabitation-pour-distribution-des-masques
Ces articles étant régulièrement mis à jour, n'hésitez pas à les consulter à nouveau si vous avez des doutes.
Avant que la CNIL ne se prononce sur l'utilisation des données de taxe d'habitation, nous vous avions exposé les quelques options s'offrant à vous, dans le respect des règles de protection des données personnelles. Ces solutions sont toujours d'actualité car ont l'avantage de limiter les traitements de données personnelles.
1) Vous pouvez organiser une distribution des masques en mains propres aux habitants dans un lieu déterminé et éventuellement par secteurs pour éviter les attroupements de population. Pour cela, vous pouvez « boîter » un document explicatif (lieu, date, heure de retrait et consignes de sécurité) que chaque foyer devra donner pour récupérer son masque. Ce document évitera à certains d'essayer de passer deux fois. Vous pouvez, en plus, leur demander de venir muni de justificatifs pour vérifier, sans conserver les documents, les adresses ainsi que le nombre d'occupants dans le logement (justificatif de domicile, livret de famille, taxe d'habitation, etc.). Vous pouvez aussi baser cette distribution sur la confiance. Dans ce cas, vous risquez d'en distribuer trop, si certains habitants ne sont pas de bonne foi. Ce moyen de distribution vous évite de créer une liste nominative des habitants et donc de créer un traitement de données soumis au RGPD. Cette solution semble avoir été retenue par la ville de Rennes.
2) Vous pouvez organiser une distribution des masques en frappant à la porte de chaque habitation (avec ou sans vérification de justificatif). Cette solution est majoritairement plébiscitée par les petites communes.
3) Vous pouvez également mettre les masques directement dans les boites aux lettres. Cette solution ne permet pas d'adapter le nombre de masques au nombre de membres du foyer. Les conditions sanitaires de la distribution devront être adaptées.
4) Vous avez la possibilité de créer un service en ligne sur lequel les habitants devront s'inscrire pour demander à récupérer des masques. Un email sera ensuite envoyé afin de leur indiquer le lieu, la date, l'heure de retrait, les consignes de sécurité et éventuellement les documents à apporter. Nous vous déconseillons de demander l'envoi par le service en ligne des documents justificatifs car cela constituerait une collecte de données non nécessaire. De plus, un numéro de téléphone doit en parallèle être prévu pour les personnes n'ayant pas internet. Cette solution, si vous la choisissez, vous amènera à créer un traitement de données personnelles. Ces données devront donc être supprimées lorsque la distribution des masques sera terminée. Pour information, c'est la solution que la ville de Nice a retenue ou par exemple la ville de Louviers (https://www.ville-louviers.fr/1masque1loverien/).
5) Enfin, vous êtes désormais autorisés à réutiliser les données de taxe d'habitation. Cette utilisation spécifique devra se faire à partir d'une extraction du fichier. Ce nouveau fichier, constitué pour l'envoi des masques, devra respecter l'ensemble des principes du RGPD et, en particulier, être détruit à l'issue des opérations de distribution. Les personnes concernées devront être informées de la mise en oeuvre de ce traitement, par exemple par une mention dans les courriers ou courriels qui leur seront adressés ou sur le site web de la commune. Consultez impérativement cet article : https://www.cnil.fr/fr/la-cnil-considere-possible-utilisation-fichier-taxe-dhabitation-pour-distribution-des-masques
Pour les personnes à mobilité réduite, elles pourront désigner une personne de confiance pour venir récupérer leur masque munie des documents demandés ou une solution de livraison peut être proposée.
Nous vous rappelons que dans le cas où vous récolteriez des données personnelles pour mettre en oeuvre la distribution de masques, ces données devront être supprimées lorsque celle-ci sera terminée.
Le service RGPD du CDG35 a choisi, face au nombre important de demandes de conseils concernant la distribution de masques, de réaliser une communication globale.
Nous vous avons ici proposé quelques pistes de réflexion, libre bien évidemment à chaque commune de s'organiser comme elle le souhaite, selon ses caractéristiques propres.
Nous avons bien conscience qu'il n'existe pas de solution optimale, chaque commune ayant son contexte particulier, et dans tous les cas la collectivité se devra de faire preuve d'une certaine souplesse.
Nous restons à votre disposition pour toute question concernant le RGPD, que ce soit dans le cadre de la distribution de masques mais également pour tout autre sujet.
L'équipe Protection des données du CDG 35
Service Conseil et Développement
dpd@cdg35.fr - 02 99 29 76 93
