L'organisation des services

Les principes

La collectivité a pour objectif de servir une population et un territoire avec des moyens propres. L'organisation mise en place vise à servir la stratégie d'action de l'équipe politique.

Les enjeux

Choisir une organisation des services adaptée pour servir les objectifs et atteindre les résultats définis par l'instance délibérante en cohérence avec l'action politique.
S'assurer de la qualité de service auprès des usagers.

Les spécificités

La coexistence de deux entités, l'une politique, l'autre administrative dont les fonctions et les rôles se distinguent.
La direction et l'encadrement de la collectivité à l'interface de ces deux entités.
Des niveaux de responsabilités interdépendantes et complémentaires.

La démarche préconisée

• Définir les orientations stratégiques et planifier les actions (traduction opérationnelle des orientations).
• Organiser la coordination des moyens et des activités : la chaine de commandement et le rôle de la direction générale et de l'encadrement sont précisés.
• Optimiser les circuits d'informations afin que les élus puissent réajuster leur programme d'actions.
• Formaliser les principes de fonctionnement, les positions hiérarchiques, le rang et la constitution officielle des services dans un organigramme.

Qu'est-ce que planifier ? : une notion à appronfondir

Appréhender l'organisation des services, suppose avant tout d'analyser la structure et son évolution, étudier les activités, examiner les moyens disponibles et apprécier les ressources humaines. Le développement ou la réorganisation des services doit être réfléchi dans sa totalité en faisant tout d'abord le point sur l'existant.

Planifier l'activité permet donc à la collectivité de définir la manière dont celle-ci organisera ses activités sur une période donnée (ce peut être le mandat, à mi mandat..) en  prévoyant les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à l'atteinte de ses objectifs.